Jaarplanning voor periodiek onderhoud maken: van Excel naar een planning die zichzelf vult

U kunt een jaarplanning voor periodiek onderhoud in een werkblad bijhouden of in software. Voor allebei werkt dezelfde opbouw. U begint bij de contracten, geeft elke taak een ritme met vaste maanden, werkt per pand, en kijkt vast na wat er gemist is. Zo blijft de planning overzichtelijk, ook als u meer klanten krijgt en er meer mensen mee werken. Hieronder lopen we de stappen door. Eerst op papier of in Excel, daarna in software die het werk voor u doet.

Waarom begint u bij het contract?

Omdat in het contract staat wat u heeft beloofd. Een jaarplanning die los staat van de contracten, is een lijst met goede voornemens. Pak daarom eerst elk lopend onderhoudscontract en schrijf op wat erin staat: welke taken, voor welke objecten, op welke panden, en hoe vaak. Staat er alleen “jaarlijks onderhoud”? Schrijf dat dan bij de volgende verlenging per taak uit. Meer daarover leest u in wat er in een onderhoudscontract moet staan.

Na deze stap heeft u nog geen planning, maar een overzicht van alles wat u beloofd heeft. Dat kost wat tijd, en de rest bouwt erop.

Hoe splitst u een contract in taken?

In één contract zit bijna altijd meer dan één ritme. Een luchtbehandelingskast krijgt bijvoorbeeld vier keer per jaar nieuwe filters, twee keer per jaar een controle van de koolstoffilters en één keer per jaar een reiniging. Een brandmeldinstallatie heeft controles in een kort ritme en onderhoud in een langer ritme. Plan elk ritme als een eigen taak. Dan komt elke taak precies zo vaak terug als het contract zegt.

Leg per taak vier dingen vast:

1. Wat er gebeurt, in de woorden die de monteur op de bon ziet.
2. Hoe vaak: één, twee, drie, vier, zes of twaalf keer per jaar.
3. In welke maanden. Dan kan het ritme niet schuiven.
4. Voor welk pand of welk object, als het niet voor het hele contract geldt.

Waarom vaste maanden?

Rekent u vanaf de vorige beurt, dan schuift het ritme met elke late beurt mee op. Valt een beurt een paar weken later, dan rekent de volgende vanaf die latere datum. Zo wordt jaarlijks onderhoud na een paar jaar vijftien maanden. Radar besteedde daar aandacht aan. In jaarlijks onderhoud dat pas na vijftien maanden komt leest u hoe dat ontstaat.

Met vaste maanden gaat het anders. Filters horen in februari, mei, augustus en november. Valt de beurt van mei pas in juni, dan is die beurt te laat, en dat ziet u. De beurt van augustus blijft gewoon in augustus. Het ritme herstelt zich vanzelf en drijft niet steeds verder weg.

Hoe verdeelt u het werk over het jaar?

Valt veel werk in dezelfde maand, dan loopt die maand over. Spreid het werk daarom bewust. Een paar vuistregels die in de praktijk werken:

• Tel per maand hoeveel uur de taken samen kosten, niet hoeveel beurten het zijn. Een filterwissel kost een half uur, een kanaalreiniging een dag.
• Houd de drukke seizoenen in uw branche vrij voor storingen. Koeltechniek heeft het in de zomer druk, verwarming en warmtepompen in de winter.
• Doe taken bij dezelfde klant waar het kan in dezelfde maand. Eén beurt met drie taken is goedkoper dan drie losse beurten.
• Moet de klant iets voorbereiden, zoals een keuken die stil moet liggen voor een reiniging? Kies dan een maand die voor de klant rustig is.
• Is er geen reden om een maand te kiezen? Verdeel dan gelijk: vier keer per jaar wordt elke drie maanden, twee keer per jaar elke zes.

Waarom per pand en per object?

Geef elk pand een eigen regel in de planning, ook als het om één klant gaat. Zo krijgt elke vestiging zijn eigen beurten en ziet u per vestiging wat er gedaan is. Voor objecten geldt hetzelfde. Staan er in een pand meerdere luchtbehandelingskasten, dan wilt u per kast weten wanneer hij onderhoud kreeg. Geef daarom waar nodig ook elk object een eigen regel. De planning wordt dan langer, maar ook precies.

Hoe ziet u wat er gemist is?

Dit deel maakt de jaarplanning compleet. Een planning die alleen zegt wat er moet gebeuren, zegt niets over wat er niet gebeurd is. Geef elke geplande beurt daarom een stand. Bijvoorbeeld: open, bon klaargezet, ingepland, bevestigd door de klant, gedaan, en gemist. Staat een beurt aan het eind van zijn maand niet op “gedaan”, dan is hij gemist. Dat moet opvallen, met een kleur, een lijst of een melding.

Maak er een vaste gewoonte van. Op een vaste dag, bijvoorbeeld de eerste werkdag van de maand, kijkt iemand naar de gemiste beurten. Die persoon belt de klanten en spreekt een nieuwe datum af. Zo houdt u zelf de regie, en weet de klant waar hij aan toe is.

Hoe bouwt u dit in Excel?

Dat kan, en met weinig klanten is het een goed begin. Maak een werkblad met op elke regel één taak bij één pand: klant, pand, object, taak, aantal keer per jaar. Zet daarnaast twaalf kolommen, januari tot en met december. Zet een kruisje in de maanden waarin de taak valt. Is de beurt gedaan, vervang het kruisje dan door de datum. Met voorwaardelijke opmaak kleurt Excel elk kruisje rood als de maand voorbij is.

Zo ziet u in uw jaarplanning wat er moet en wat gemist is. Een paar dingen doet Excel niet. Het zet de bonnen voor de komende maand niet klaar en werkt de stand niet bij als de monteur klaar is. Het voegt een nieuw contract niet als regels toe, en het waarschuwt u niet als een contract afloopt. Dat blijft handwerk. Wanneer software de moeite waard wordt, leest u in Excel of onderhoudssoftware: wanneer overstappen.

Hoe vult de planning zichzelf?

Bestaat het contract al uit taken met een ritme, maanden en een pand? Dan kan software daar de planning uit maken. Zo werkt de jaarplanning in ServCycle. U legt in het onderhoudscontract per taak vast hoe vaak en in welke maanden, als het moet voor één pand of één object. Vult u geen maanden in, dan verdeelt ServCycle de beurten gelijk over het jaar. Voor contracten die vaak voorkomen maakt u een sjabloon. Dat geeft u in één keer aan veel klanten. Het ritme telt dan vanaf de laatste beurt bij elke klant.

De jaarplanning laat per jaar en per maand elke beurt uit elk contract zien, met de stand erbij. ServCycle zet de bonnen voor de komende tijd zelf klaar. De werkbon houdt de stand bij: rondt de monteur de bon af, dan staat de beurt op gedaan. Niemand hoeft een tweede lijst bij te houden. Wat aan het eind van de maand niet gedaan is, ziet u als gemist.

Wat kunt u deze week doen?

1. Maak het overzicht: elk contract, elke taak, elk pand, met het ritme dat erin staat.
2. Geef elke taak vaste maanden en tel per maand de uren. Schuif tot geen maand overloopt.
3. Spreek af wie elke maand de gemiste beurten nakijkt, en op welke dag.
4. Zet aan het begin van elke maand de bonnen voor die maand klaar. Dan liggen ze klaar als u gaat inplannen.

Doet u dit één keer goed, dan hoeft u voor elke volgende jaarplanning alleen het jaartal aan te passen. Wilt u zien hoe dat er in software uitziet? In de demo van ServCycle kunt u een gevulde jaarplanning bekijken.