Kort antwoord
Een goed onderhoudscontract zegt per object welke taken u doet en hoe vaak. Er staat in wat erbij zit, hoe snel u reageert op een storing, wat de klant als bewijs krijgt en hoe de prijs meegaat. Staan die vijf punten helder op papier, dan weten u en de klant allebei waar ze aan toe zijn.
Een goed onderhoudscontract laat u en de klant zien wat er is afgesproken: welke beurten, hoe vaak, welk materiaal en welke termijnen. Het hoeft geen dik contract te zijn. Het moet wel de tien onderdelen hieronder duidelijk noemen.
1. Om welke objecten gaat het?
Schrijf niet 'de luchtbehandeling van het pand'. Maak een lijst: per pand elk object met merk, type, bouwjaar en plaats. Op die lijst bouwt de rest van het contract. Heeft de klant meer panden, dan krijgt zo elk pand zijn eigen beurten.
2. Welke taken, en hoe vaak?
Er is geen ritme dat voor het hele contract geldt. Filters vervangen doet u elk kwartaal, een hygiëne-inspectie één keer per jaar, een kanaalreiniging eens in de paar jaar. Zet per taak het ritme erin, het liefst met de maanden erbij, en voor welke objecten het geldt. Dan weten u en de klant allebei wanneer welke beurt komt.
3. Wat zit erbij, en wat niet?
Arbeid en voorrijkosten van de geplande beurten zitten er meestal bij. Filters en ander materiaal soms wel, soms tegen prijslijst. Reparaties en storingen rekent u apart. Zet de prijslijst voor meerwerk in het contract of verwijs ernaar. Dan weet de klant vooraf wat een storing of reparatie kost.
4. Storingen en de reactietermijn
Hoe snel reageert u, hoe snel staat er iemand, en wat belooft u over het herstel? Zet erbij welke uren meetellen en wat het tarief daarbuiten is. Meer daarover leest u in het stuk over reactietermijnen, onderaan deze pagina.
5. Planning en toegang
Wie stelt de datum voor, en hoe zegt de klant ja? Wie regelt de toegang tot de technische ruimte, de sleutel of de begeleiding? En wat gebeurt er als een beurt door de klant niet door kan gaan: schuift hij op, of vervalt hij?
6. Rapporten en certificaten
Bij elke beurt hoort een werkbon: wat is er gedaan, wat is er gevonden en wat adviseert u? Na een reiniging, keuring of inspectie volgt een rapport of certificaat. Spreek af hoe de klant ze krijgt en hoe lang u ze bewaart. Een verzekeraar of de brandweer vraagt er jaren later nog naar.
7. Prijs en indexatie
Het jaarbedrag, de betaaltermijn en de indexatie: welk indexcijfer, op welke datum, en meldt u het vooraf of past u het gewoon toe? Met indexatie gaat de prijs mee met lonen en materiaal. Dan hoeft u er niet elk jaar opnieuw over te praten.
8. Looptijd en opzegging
De startdatum, de looptijd, de stilzwijgende verlenging en de opzegtermijn. Voor bedrijven mag dat ruimer dan voor consumenten. Voor consumenten stelt de wet grenzen aan de verlenging. Laat dit deel nakijken.
9. Wat doet de klant zelf?
De klant meldt storingen via de afgesproken weg, geeft wijzigingen aan de installatie door, zorgt voor toegang en doet de dagelijkse controles die bij de gebruiker horen. Zo weten beide partijen wat er van wie verwacht wordt.
10. Aansprakelijkheid en normen
Welke normen volgt u bij het onderhoud, waar houdt uw aansprakelijkheid op, en waar staan uw algemene voorwaarden? Dit is juridische tekst. Laat hem één keer goed opstellen en gebruik hem daarna in elk contract.
Wat kunt u morgen doen?
- Kijk in uw grootste contracten of het ritme per taak erin staat. Staat er alleen “jaarlijks”? Vul dan bij de volgende verlenging de maanden aan.
- Kijk of de reactietermijn drie dingen apart noemt: reageren, ter plaatse zijn en herstellen. Lees het stuk over reactietermijnen.
- Kijk naar de afspraak over indexatie, en wanneer u die voor het laatst heeft toegepast.
In ServCycle is het contract precies deze lijst: per taak een ritme en de objecten waarvoor het geldt. Daaruit vult de jaarplanning zichzelf. Hoe contracten in ServCycle werken