Naar de inhoud
ServCycle

Jaarplanning

Jaarplanning periodiek onderhoud, zonder jaarlijst

Alle klanten tegen twaalf maanden, per vakje de stand, en elke ochtend de bonnen klaargezet die eraan komen. De jaarplanning is geen lijst die iemand bijhoudt; hij leest de contracten en de bonnen af.

Bekijk de demoPlan twintig minuten

Het scherm

Alle klanten tegen twaalf maanden

Voorbeeld van de jaarplanning: per klant en werkzaamheid in welke maand de beurt valt en wat de stand is.
Klant en werkzaamheidjfmamjjasond
Grand Café De ZwaanFilters vervangen, 4× per jaargeen beurt in januarifebruari: Gedaangeen beurt in maartgeen beurt in aprilmei: Gedaangeen beurt in junigeen beurt in juliaugustus: Gedaangeen beurt in septemberoktober: Ingepland — monteur en datumgeen beurt in novembergeen beurt in december
Grand Café De ZwaanKanaalreiniging, 1× per jaargeen beurt in januarigeen beurt in februarigeen beurt in maartgeen beurt in aprilgeen beurt in meijuni: Gedaangeen beurt in juligeen beurt in augustusgeen beurt in septembergeen beurt in oktobergeen beurt in novembergeen beurt in december
Sportcomplex NoorderparkTechnisch onderhoud, 2× per jaargeen beurt in januarigeen beurt in februarimaart: Gedaangeen beurt in aprilgeen beurt in meigeen beurt in junigeen beurt in juligeen beurt in augustusseptember: Vast — de klant heeft bevestigdgeen beurt in oktobergeen beurt in novembergeen beurt in december
Pizzeria NapoliVetvangsectie reinigen, 3× per jaargeen beurt in januarigeen beurt in februarimaart: Gedaangeen beurt in aprilgeen beurt in meigeen beurt in junijuli: Gemist — de maand is voorbijgeen beurt in augustusgeen beurt in septemberoktober: Bon klaar — nog geen monteurgeen beurt in novembergeen beurt in december
Sporthal De VlietFilters vervangen, 4× per jaarjanuari: Gedaangeen beurt in februarigeen beurt in maartapril: Gedaangeen beurt in meigeen beurt in junijuli: Gedaangeen beurt in augustusgeen beurt in septemberoktober: Ingepland — monteur en datumgeen beurt in novembergeen beurt in december
Brasserie Het AnkerKoolstofpotten, 2× per jaargeen beurt in januarigeen beurt in februarigeen beurt in maartapril: Gedaangeen beurt in meigeen beurt in junigeen beurt in juligeen beurt in augustusgeen beurt in septembergeen beurt in oktobernovember: Open — nog geen bongeen beurt in december
  • Gedaan
  • Vast — de klant heeft bevestigd
  • Ingepland — monteur en datum
  • Bon klaar — nog geen monteur
  • Gemist — de maand is voorbij
  • Open — nog geen bon

Voorbeeldgegevens. Zo ziet het er in de demo-omgeving uit, met echte klantnamen van uzelf.

Waarom een jaarlijst in Excel misgaat

Drie dingen die een werkblad niet kan

Hij weet niet wat gemist is

Een leeg vakje in juli betekent in Excel niets. In de jaarplanning is een lege beurt in een voorbije maand rood, en dat blijft hij tot er iets mee gebeurd is.

Hij telt panden niet

Een klant met drie vestigingen is in een werkblad één regel. Hier is een taak zonder eigen pand automatisch drie beurten, elk met een eigen bon.

Hij maakt geen bonnen

Van het werkblad naar de bon is overtypen. Hier zet u met één knop alle bonnen van een maand klaar, en doet het systeem dat elke ochtend zelf voor wat eraan komt.

Van beurt naar bon

Wat er met een vakje gebeurt

  1. Open

    De beurt staat in het contract, er is nog geen bon. Zo lang de maand niet voorbij is, is dat prima.

  2. Bon klaar

    Kantoor of de ochtendronde heeft een bon klaargezet, met de werkinstructie uit het contract als afvinklijst. Nog geen monteur.

  3. Ingepland

    Monteur en datum staan erop. Kantoor mailt de klant een voorstel met één link.

  4. Vast

    De klant heeft via die link bevestigd. Verzet kantoor de datum, dan vervalt het voorstel en gaat er een nieuw.

  5. Gedaan

    De monteur heeft de bon afgerond: stappen afgevinkt, materiaal genoteerd, klant getekend. Kantoor controleert en maakt definitief.

  6. Gemist

    De maand is voorbij en er is nooit een bon geweest. Het vakje is rood tot u het oplost.

Een gemiste beurt is de reden dat “jaarlijks” onderhoud in de praktijk na vijftien maanden komt. Hoe dat gebeurt, en hoe u het stopt →

Vragen

Over de jaarplanning

Wat laat de jaarplanning precies zien?
Een matrix van klanten en werkzaamheden tegen twaalf maanden. Elk vakje is een beurt, met zijn stand: open (nog geen bon), bon klaar, ingepland (monteur en datum), vast (de klant heeft bevestigd), gedaan, of gemist (open terwijl de maand voorbij is).
Moet ik de jaarplanning zelf bijhouden?
Nee. Hij is een weergave van de contracten en de bonnen; er is geen tweede lijst. Zet u een bon klaar of rondt een monteur hem af, dan verandert het vakje vanzelf.
Hoe worden de bonnen aangemaakt?
Per maand met één knop voor alle beurten van die maand, of regel voor regel. Daarnaast doet het systeem het elke ochtend zelf, voor de beurten die binnen de herinneringstermijn van het contract vallen. Dubbel klaarzetten kan niet; daar zit een slot op in de database.
Wat is een gemiste beurt?
Een beurt waarvoor geen bon is terwijl de maand al voorbij is. Die staat rood, en blijft rood tot u hem inplant of bewust laat vervallen. Dat is het vakje dat in Excel onzichtbaar blijft.
Kan ik filteren op monteur of werksoort?
Per maand, per werksoort, per monteur en per stand. Het weekoverzicht toont daarnaast de belasting per monteur, en u sleept een bon naar een andere dag of monteur.
Wat als ik mijn planning nu in Excel heb?
Dan is dat de eerste week van de inrichting: klanten, panden en toestellen importeren, en de contracten opzetten met een sjabloon per soort klant. Daarna vult de jaarplanning zichzelf en gooit u het werkblad weg.

Bekijk de jaarplanning in de demo

Zet hem op de maandweergave en kijk wat er deze maand moet gebeuren, over alle vijftien voorbeeldklanten heen.

Bekijk de demoPlan twintig minuten
Bekijk de demoBel 06-33010195