Onderhoudsplanning in Excel of in ServCycle?

ServCycle is onderhoudssoftware voor installatie- en servicebedrijven. Naast een planning in Excel krijgt u een jaarplanning die zichzelf vult uit de contracten, ziet u welke beurten gemist zijn, loopt er een klok bij elke storing en heeft de monteur de werkbon op zijn telefoon. Het kost vanaf €150 per maand.

Bekijk de demo Plan een gesprek

Met 15 voorbeeldklanten. U kijkt mee als monteur, planner of eigenaar, zonder iets in te vullen.

Excel

Wat Excel goed doet

Een werkblad is gratis, iedereen kent het, en u maakt het precies zoals u wilt. Met een jaarlijst in Excel en de agenda in Outlook kunt u goed plannen.

ServCycle bouwt daarop voort. De jaarplanning ziet er hetzelfde uit, met klanten tegen maanden, maar vult zichzelf vanuit de contracten. Zo ziet u per maand wat er gedaan is en wat nog openstaat.

Naast elkaar

Excel en ServCycle, onderwerp voor onderwerp

Onderhoudsplanning in Excel vergeleken met ServCycle
Onderwerp	Excel en Outlook	ServCycle
Jaarplanning	Een rij per klant, die u zelf bijhoudt en inricht zoals u wilt.	Die vult zichzelf uit de contracten, per taak, pand en maand.
Gemiste beurten	U ziet ze als u de lijst naloopt.	Een beurt zonder bon in een voorbije maand staat rood in de jaarplanning.
Bonnen	Een werkbon maakt u apart, op papier of in een ander programma.	ServCycle zet ze vanzelf klaar voor de komende tijd, met de checklist erin.
Storingen	U zet ze als notitie of afspraak in Outlook.	De klok loopt vanaf de melding, en per klant ziet u hoe vaak u op tijd was.
Materiaal en factuur	De monteur noteert het op de werkbon, en daarna voert u het in voor de factuur.	De monteur noteert het op de bon, met de prijs van dat moment, en het staat klaar voor de boekhouding.
Samenwerken	U deelt één bestand met wie het nodig heeft.	Iedereen die het mag zien, ziet hetzelfde.

Hoe het eruitziet

Uw werkblad, maar dan met de stand erbij

Schuif opzij voor alle maanden.

Voorbeeld van de jaarplanning: per klant en werkzaamheid in welke maand de beurt valt en wat de stand is.
Klant en werkzaamheid	j	f	m	a	m	j	j	a	s	o	n	d
Grand Café De Zwaan, Den HaagFilters vervangen, 4× per jaar	geen beurt in januari	februari: Gedaan	geen beurt in maart	geen beurt in april	mei: Gedaan	geen beurt in juni	geen beurt in juli	augustus: Gedaan	geen beurt in september	oktober: Ingepland: monteur en datum	geen beurt in november	geen beurt in december
Grand Café De Zwaan, Den HaagKanaalreiniging, 1× per jaar	geen beurt in januari	geen beurt in februari	geen beurt in maart	geen beurt in april	geen beurt in mei	juni: Gedaan	geen beurt in juli	geen beurt in augustus	geen beurt in september	geen beurt in oktober	geen beurt in november	geen beurt in december
Sportcomplex Noorderpark, GroningenTechnisch onderhoud, 2× per jaar	geen beurt in januari	geen beurt in februari	maart: Gedaan	geen beurt in april	geen beurt in mei	geen beurt in juni	geen beurt in juli	geen beurt in augustus	september: Vast: de klant heeft bevestigd	geen beurt in oktober	geen beurt in november	geen beurt in december
Pizzeria Napoli, EindhovenVetvangsectie reinigen, 3× per jaar	geen beurt in januari	geen beurt in februari	maart: Gedaan	geen beurt in april	geen beurt in mei	geen beurt in juni	juli: Gemist: de maand is voorbij	geen beurt in augustus	geen beurt in september	oktober: Bon klaar: nog geen monteur	geen beurt in november	geen beurt in december
Sporthal De Vliet, BredaFilters vervangen, 4× per jaar	januari: Gedaan	geen beurt in februari	geen beurt in maart	april: Gedaan	geen beurt in mei	geen beurt in juni	juli: Gedaan	geen beurt in augustus	geen beurt in september	oktober: Ingepland: monteur en datum	geen beurt in november	geen beurt in december
Brasserie Het Anker, ZwolleKoolstofpotten, 2× per jaar	geen beurt in januari	geen beurt in februari	geen beurt in maart	april: Gedaan	geen beurt in mei	geen beurt in juni	geen beurt in juli	geen beurt in augustus	geen beurt in september	geen beurt in oktober	november: Open: nog geen bon	geen beurt in december

Gedaan
Vast: de klant heeft bevestigd
Ingepland: monteur en datum
Bon klaar: nog geen monteur
Gemist: de maand is voorbij
Open: nog geen bon

Voorbeeldgegevens. In uw eigen omgeving staan hier uw eigen klanten.

U ziet per klant en per maand hoe het ervoor staat. Een gemiste beurt staat rood. Meer over de jaarplanning

De overstap

Van werkblad naar ServCycle in vier stappen

Uw werkblad erin
ServCycle leest uw werkblad in als klant, pand en object, en herkent zelf de kolommen.
Contracten erin
Per klant legt u de taken vast, met hun ritme en maanden. Voor contracten die vaak voorkomen maakt u een sjabloon en kent u dat in één keer toe. Het ritme telt vanaf de laatste beurt.
De jaarplanning vult zich
Vanaf dat moment ziet u per maand wat er moet, en zet ServCycle de bonnen vanzelf klaar.
Er altijd weer uit
U haalt uw gegevens er altijd weer uit, in dezelfde vorm als waarin ze erin gingen.

Zo verloopt de start Checklist: Excel of onderhoudssoftware

Vragen

Wat mensen vragen die nu in Excel plannen

Kan ik mijn Excel-bestand gewoon inlezen?

Ja. ServCycle leest één werkblad in als klant, pand en object, en herkent zelf de kolommen. Twijfel ik ergens over, dan overleg ik met u. Dat hoort bij de opstart.

Moet ik mijn werkblad eerst opschonen?

Nee. Dubbele klanten, adressen in één cel of contracten in de opmerkingen zetten we in week één samen recht.

Kan ik terug naar Excel als het niet bevalt?

Ja. Wat u eruit haalt, heeft dezelfde vorm als wat erin ging, en bij vertrek krijgt u al uw gegevens mee. Dat staat in de overeenkomst.

Wat kost ServCycle naast Excel?

ServCycle kost vanaf €150 per maand, met eenmalig €1.950 voor de opstart en training. Daarvoor vult de jaarplanning zichzelf en staan bonnen, storingen en materiaal op één plek.

Leg het naast uw werkblad

In de demo ziet u vijftien voorbeeldklanten, lopende storingen en een gevulde jaarplanning. Wilt u eerst praten? Bel 06-33010195 of plan een gesprek, dan spreekt u mij zelf.

Bekijk de demo Plan een gesprek

Met 15 voorbeeldklanten. U kijkt mee als monteur, planner of eigenaar, zonder iets in te vullen.