Zo werkt het
Zes stappen, van het contract dat u één keer vastlegt tot de factuur en het certificaat. Daartussen hoeft niemand een jaarlijst bij te houden.
1. U legt het contract één keer vast
Een contract is bij u geen enkele regel maar een lijst werkzaamheden, en elke werkzaamheid heeft zijn eigen ritme. Filters vier keer per jaar, kanaalreiniging één keer, koolstofpotten twee keer, motoronderhoud één keer of vaker.
Per werkzaamheid legt u vast in welke maanden hij valt. Weet u dat niet, dan verdeelt het systeem het aantal beurten zelf over het jaar, vanaf de laatste keer dat u er was. Een werkzaamheid kan voor alle panden van die klant gelden, of voor één pand, of voor één toestel.
2. De jaarplanning vult zichzelf
Daaruit rolt het jaaroverzicht: alle klanten tegen twaalf maanden. Geen tweede lijst die iemand moet bijhouden — de bon is de stand van zaken, en de matrix leest die af.
Per maand ziet u wat er moet gebeuren, en zet u met één knop alle bonnen van die maand klaar. Elke ochtend om zes uur doet het systeem dat ook zelf, voor de beurten die binnen de herinneringstermijn van het contract vallen. Dubbel klaarzetten kan niet: daar zit een slot op in de database, niet alleen in het scherm.
3. U zet er een monteur en een datum op
Vanuit de maandweergave of vanuit het weekoverzicht, waar u ziet hoe vol elke monteur al zit. Monteurs kunnen zelf aangeven wanneer ze beschikbaar zijn.
Kantoor mailt daarna een voorstel aan de klant. Die krijgt één link, klikt op bevestigen of vraagt een ander moment, en u krijgt dat terug als melding. Geen portaal en geen inlog voor uw klant — dat gebruikt toch niemand.
4. De monteur werkt de bon af op zijn telefoon
Hij ziet adres, toegangsinstructie, welk toestel het is en welke filters erin horen. De werkinstructie is een afvinklijst: de bon gaat pas dicht als elke stap gedaan is. Hij noteert materiaal en uren, maakt foto's en laat de klant op zijn scherm tekenen. Bij een reiniging zijn een vóór- en een náfoto verplicht.
Wat hij typt wordt onderweg bewaard, ook als het bereik wegvalt. Een bon die hij al bekeken heeft blijft leesbaar zonder verbinding.
5. Kantoor controleert en maakt definitief
De afgeronde bon staat op het startscherm van kantoor. U corrigeert wat niet klopt — een verkeerd aantal, een vergeten regel — en maakt hem definitief. Daarna zit hij op slot, ook voor u, tot iemand de controle expliciet terugdraait.
De werkbon gaat als link naar de klant, zonder prijzen. Afdrukken kan met prijzen.
6. Factuur en certificaat
De gecontroleerde bon verschijnt onder Facturatie, met alle regels en de prijzen zoals ze op dat moment golden. Naar uw boekhouding als export, of rechtstreeks als conceptfactuur in Informer — dan komt de betaalstand ook weer terug.
Bij een reiniging, keuring of onderhoudsbeurt rolt met één klik het certificaat of rapport uit de bon, voorgevuld met klant, locatie, datum, de afgevinkte stappen, foto's en bevindingen. U geeft het vrij, en het gaat pas de deur uit als de betaling op honderd procent staat. Zodra dat gebeurt krijgt u daar vanzelf een melding over.
In twee weken live
En de eerste week gaat op aan het invoeren van uw klanten.
Week 1 — inrichten
Uw eigen omgeving, uw naam, kleuren en logo. Uw klantenbestand, panden en toestellen uit Excel erin, en uw prijslijst erbij. Uw mail gaat vanaf uw eigen adres uit.
Week 2 — contracten en training
De lopende contracten met hun ritme, waarna de jaarplanning zichzelf vult. Een dagdeel met kantoor, een halfuur met de monteurs — meer heeft die app niet nodig.
Daarna
U werkt ermee. Twee weken nazorg voor de vragen die pas opkomen als het echt draait, en daarna support binnen één werkdag.
Vragen die iedereen stelt
- Straks ben ik mijn gegevens kwijt aan u.
- U krijgt uw eigen database, en bij opzegging een volledige export van alles wat erin staat: klanten, contracten, bonnen, foto's. Dat staat in de overeenkomst, niet alleen op deze pagina.
- En als u onder een bus komt?
- Het draait op standaardtechniek — Postgres en een gewone webapp, geen eigen fundering die niemand anders kan lezen. Dagelijkse back-ups, en een overdrachtsclausule of broncode-escrow in het contract als u dat wilt.
- Wij hebben al een werkbon-app.
- Die mag blijven. Wat u daarin mist is de klok op elke storing met het bewijs dat u op tijd was, de afspraak die de klant zelf bevestigt, en het certificaat dat pas na betaling de deur uit gaat. Dat is waar dit voor gemaakt is.
- Mijn monteurs gaan dit niet gebruiken.
- Geen app store, geen installatie: ze zetten hem op hun beginscherm en loggen één keer in. Op de bon staan drie knoppen. Hij werkt met handschoenen aan, en wat ze typen overleeft het wegvallen van bereik.
- Dat gaat maanden duren.
- Twee weken, en de eerste week is het invoeren van uw klanten. Er is geen implementatietraject, want er valt niets te configureren wat u niet zelf in een scherm kunt doen.