Onderhoudscontracten

Onderhoudscontracten beheren: elke beurt op tijd, per pand

Een onderhoudscontract is geen regel in een tabel maar een lijst werkzaamheden met elk hun eigen ritme. ServCycle legt dat ritme vast, rekent het door naar een jaarplanning, en laat zien wat gemist is voordat de klant het ziet.

Bekijk de demo Plan twintig minuten

Het model

Een contract is een lijst taken met een ritme

In Excel is een contract één regel: klant, bedrag, einddatum. Maar een onderhoudscontract bestaat uit werkzaamheden, en die hebben niet hetzelfde ritme. Filters wil je vier keer per jaar vervangen, een kanaal één keer reinigen, koolstofpotten twee keer, een motor nalopen in het voorjaar.

Daarom is een contract in ServCycle een lijst taken. Elke taak heeft een soort werk, een frequentie, de maanden waarin hij valt, een werkinstructie die op de bon een afvinklijst wordt, en eventueel de bevoegdheid die het werk vraagt. Een taak geldt voor alle panden van de klant, of voor één pand, of voor één toestel.

Uit die lijst volgt alles: de jaarplanning, de bonnen die elke ochtend klaargezet worden, en de factuurregels. Er is geen tweede administratie die iemand moet bijhouden.

Onderhoudscontract horeca · Grand Café De Zwaan

contract HC-2026-014 · actief · loopt tot 31 dec 2027 · reactietermijn 24 uur

Taak	Ritme	Maanden
Filters vervangen	4× per jaar	feb, mei, aug, nov
Kanaalreiniging keuken	1× per jaar	juni
Koolstofpotten	2× per jaar	apr, okt
Motoren en lagers	1× per jaar	maart

Geldt voor beide panden: hoofdvestiging Den Haag en de strandtent.

De uitkomst

De jaarplanning die uit het contract rolt

Voorbeeld van de jaarplanning: per klant en werkzaamheid in welke maand de beurt valt en wat de stand is.
Klant en werkzaamheid	j	f	m	a	m	j	j	a	s	o	n	d
Grand Café De ZwaanFilters vervangen, 4× per jaar	geen beurt in januari	februari: Gedaan	geen beurt in maart	geen beurt in april	mei: Gedaan	geen beurt in juni	geen beurt in juli	augustus: Gedaan	geen beurt in september	oktober: Ingepland — monteur en datum	geen beurt in november	geen beurt in december
Grand Café De ZwaanKanaalreiniging, 1× per jaar	geen beurt in januari	geen beurt in februari	geen beurt in maart	geen beurt in april	geen beurt in mei	juni: Gedaan	geen beurt in juli	geen beurt in augustus	geen beurt in september	geen beurt in oktober	geen beurt in november	geen beurt in december
Sportcomplex NoorderparkTechnisch onderhoud, 2× per jaar	geen beurt in januari	geen beurt in februari	maart: Gedaan	geen beurt in april	geen beurt in mei	geen beurt in juni	geen beurt in juli	geen beurt in augustus	september: Vast — de klant heeft bevestigd	geen beurt in oktober	geen beurt in november	geen beurt in december
Pizzeria NapoliVetvangsectie reinigen, 3× per jaar	geen beurt in januari	geen beurt in februari	maart: Gedaan	geen beurt in april	geen beurt in mei	geen beurt in juni	juli: Gemist — de maand is voorbij	geen beurt in augustus	geen beurt in september	oktober: Bon klaar — nog geen monteur	geen beurt in november	geen beurt in december
Sporthal De VlietFilters vervangen, 4× per jaar	januari: Gedaan	geen beurt in februari	geen beurt in maart	april: Gedaan	geen beurt in mei	geen beurt in juni	juli: Gedaan	geen beurt in augustus	geen beurt in september	oktober: Ingepland — monteur en datum	geen beurt in november	geen beurt in december
Brasserie Het AnkerKoolstofpotten, 2× per jaar	geen beurt in januari	geen beurt in februari	geen beurt in maart	april: Gedaan	geen beurt in mei	geen beurt in juni	geen beurt in juli	geen beurt in augustus	geen beurt in september	geen beurt in oktober	november: Open — nog geen bon	geen beurt in december

Gedaan
Vast — de klant heeft bevestigd
Ingepland — monteur en datum
Bon klaar — nog geen monteur
Gemist — de maand is voorbij
Open — nog geen bon

Voorbeeldgegevens. Zo ziet het er in de demo-omgeving uit, met echte klantnamen van uzelf.

Elke klant, elke taak, twaalf maanden. Open, bon klaar, ingepland, vast, gedaan of gemist: de stand komt uit de bon zelf. Lees verder op de jaarplanning.

Wat het contract verder bewaakt

Einddatum, betaling, reactietermijn

Het contract loopt af

Een instelbaar aantal dagen vooraf krijgt kantoor een melding, in de app en per mail. Het staat op het overzicht tot er een nieuw contract is of het bewust beëindigd is.

De klant betaalt niet

Een contract op “niet betaald” blijft in de planning, met een waarschuwing. U beslist of u gaat; het systeem beslist dat niet voor u. Een certificaat gaat intussen niet de deur uit.

De reactietermijn op storingen

In het contract staat binnen hoeveel uur u op een storing reageert. Elke storing van die klant erft die termijn, en de klok loopt vanaf de melding. Meer →

Vragen

Over onderhoudscontracten

Wat is een onderhoudscontract in ServCycle precies?

Een lijst werkzaamheden met elk een eigen ritme en eigen maanden, voor alle panden van de klant of voor één pand of één toestel. Daarnaast een contractnummer, een status (nieuw, actief, niet betaald, beëindigd), een einddatum en een reactietermijn voor storingen.

Kan één contract verschillende frequenties hebben?

Ja, dat is juist het punt. Filters vier keer per jaar, kanaalreiniging één keer, koolstofpotten twee keer en motoronderhoud één keer staan in hetzelfde contract, elk met hun eigen maanden.

Wat gebeurt er als ik de maanden niet invul?

Dan verdeelt het systeem het aantal beurten gelijk over het jaar, vanaf de maand van de laatste beurt. Vult u later wel maanden in, dan volgt de planning die.

Wat als een klant drie panden heeft?

Een werkzaamheid zonder eigen pand geldt voor elk pand van de klant. Drie panden betekent drie beurten in dezelfde maand, elk met een eigen bon. Tot die regel erin zat, kregen pand twee en drie nooit een bon terwijl het scherm ze als gedaan toonde; dat is de reden dat hij erin zit.

Wat gebeurt er als een contract afloopt of niet betaald is?

Een instelbaar aantal dagen voor de einddatum krijgt kantoor een melding, in de app en per mail. Een contract op 'niet betaald' blijft in de planning staan, met een waarschuwing erbij, zodat u kiest of u gaat en niet het systeem.

Kan ik mijn bestaande contracten importeren?

Klanten, panden en toestellen komen uit Excel. De contracten zet u daarna op met een sjabloon per soort klant (horeca, sporthal, kantoor): het sjabloon draagt de frequenties, het ritme komt uit de laatste beurt. Bij de inrichting Standaard doen wij dat met u.

Zelf zien hoe uw contracten erin passen

In de demo staan vijftien klanten met contracten in elke stand. Of plan twintig minuten, dan zetten we twee van uw eigen contracten erin.

Bekijk de demo Plan twintig minuten