Elke storing binnen de termijn, elke beurt op tijd.
Onderhoudscontracten, jaarplanning, werkbonnen en certificaten voor installatie- en servicebedrijven van 3 tot 50 man. Met per klant het cijfer dat laat zien dat u er was.
Het vervangt Excel, WhatsApp en het papieren bonnenboek. Geen algemeen CRM, geen ERP. Gebouwd rond één vraag: wie is deze maand aan de beurt, en waarvoor.
- Demo zonder formulier
- In twee weken live
- Uw gegevens blijven van u
Herkenbaar?
Het probleem is niet de werkbon
Een installatiebedrijf met 150 onderhoudscontracten heeft één structureel probleem: niemand weet precies wat er dit jaar nog moet gebeuren. Het contract zegt filters 4× per jaar, kanaalreiniging 1×, koolstofpotten 2×. Dat staat voor 150 klanten in 150 mappen, spreadsheets en hoofden. Daar komen altijd dezelfde vijf dingen uit.
Vergeten beurten
Werk waar de klant voor betaald heeft gebeurt niet. Gemiste omzet, en een contractgesprek waarin u aan het kortste eind trekt.
Reactietermijnen die stil verlopen
Contractueel binnen 24 uur reageren op een storing, zonder dat er iets meet of dat ook gebeurt.
Bonnen die nooit factuur worden
Materiaal op een papiertje. Twee weken later weet niemand meer welke filters waar in gingen.
Certificaten op het verkeerde moment
Het reinigingscertificaat is waar de klant zijn verzekering en brandweercontrole mee doet. Het is ook uw drukmiddel om de laatste 50% betaald te krijgen.
De eigenaar als database
Wat niet in een systeem staat zit in zijn hoofd. Dus kan hij nooit een week weg.
Het belangrijkste scherm
De jaarplanning
Volgens de eerste klant die ermee werkt het scherm waar alles om draait. Alle klanten tegen twaalf maanden, en per vakje de stand.
| Klant en werkzaamheid | j | f | m | a | m | j | j | a | s | o | n | d |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Grand Café De ZwaanFilters vervangen, 4× per jaar | geen beurt in januari | februari: Gedaan | geen beurt in maart | geen beurt in april | mei: Gedaan | geen beurt in juni | geen beurt in juli | augustus: Gedaan | geen beurt in september | oktober: Ingepland — monteur en datum | geen beurt in november | geen beurt in december |
| Grand Café De ZwaanKanaalreiniging, 1× per jaar | geen beurt in januari | geen beurt in februari | geen beurt in maart | geen beurt in april | geen beurt in mei | juni: Gedaan | geen beurt in juli | geen beurt in augustus | geen beurt in september | geen beurt in oktober | geen beurt in november | geen beurt in december |
| Sportcomplex NoorderparkTechnisch onderhoud, 2× per jaar | geen beurt in januari | geen beurt in februari | maart: Gedaan | geen beurt in april | geen beurt in mei | geen beurt in juni | geen beurt in juli | geen beurt in augustus | september: Vast — de klant heeft bevestigd | geen beurt in oktober | geen beurt in november | geen beurt in december |
| Pizzeria NapoliVetvangsectie reinigen, 3× per jaar | geen beurt in januari | geen beurt in februari | maart: Gedaan | geen beurt in april | geen beurt in mei | geen beurt in juni | juli: Gemist — de maand is voorbij | geen beurt in augustus | geen beurt in september | oktober: Bon klaar — nog geen monteur | geen beurt in november | geen beurt in december |
| Sporthal De VlietFilters vervangen, 4× per jaar | januari: Gedaan | geen beurt in februari | geen beurt in maart | april: Gedaan | geen beurt in mei | geen beurt in juni | juli: Gedaan | geen beurt in augustus | geen beurt in september | oktober: Ingepland — monteur en datum | geen beurt in november | geen beurt in december |
| Brasserie Het AnkerKoolstofpotten, 2× per jaar | geen beurt in januari | geen beurt in februari | geen beurt in maart | april: Gedaan | geen beurt in mei | geen beurt in juni | geen beurt in juli | geen beurt in augustus | geen beurt in september | geen beurt in oktober | november: Open — nog geen bon | geen beurt in december |
- Gedaan
- Vast — de klant heeft bevestigd
- Ingepland — monteur en datum
- Bon klaar — nog geen monteur
- Gemist — de maand is voorbij
- Open — nog geen bon
Voorbeeldgegevens. Zo ziet het er in de demo-omgeving uit, met echte klantnamen van uzelf.
Filteren kan per maand, per werksoort, per monteur en per stand. Uit de maandweergave zet u met één knop alle bonnen van die maand klaar, of u wijst ze regel voor regel toe. Elke ochtend doet het systeem dat zelf voor de beurten die eraan komen. Meer over de jaarplanning →
Wat erin zit
Vijf schermen die het werk dragen
Klik ze door. Zo zien ze eruit in de demo-omgeving, met verzonnen klanten.
| Klant | j | f | m | a | m | j | j | a | s | o | n | d |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Grand Café De Zwaan Filters, 4× per jaar | G | G | G | I | ||||||||
Sportcomplex Noorderpark Technisch onderhoud, 2× | G | V | ||||||||||
Pizzeria Napoli Vetvangsectie, 3× | G | M | B | |||||||||
Brasserie Het Anker Koolstofpotten, 2× | G | O |
Elke beurt uit het contract, per maand
- Alle klanten tegen twaalf maanden, met per vakje de stand: open, bon klaar, ingepland, vast, gedaan of gemist.
- Een taak zonder eigen pand geldt voor élk pand van de klant: drie vestigingen, drie beurten in dezelfde maand.
- Elke ochtend zet het systeem de bonnen klaar voor de beurten die eraan komen.
LBK slaat af en komt niet terug
Grand Café De Zwaan · Den Haag
nog 3 u 12 min
TeruggebeldAirco behandelkamer 2 lekt water
Fysiotherapie Bewegen · Utrecht
2 u 40 min over
TeruggebeldAfzuigkap maakt piepend geluid
Bakkerij Van Dijk · Haarlem
nog 19 u 05 min
Teruggebeld
Grand Café De Zwaan
92%
11 van 12 op tijd
Bakkerij Van Dijk
100%
4 van 4 op tijd
Sporthal De Vliet
75%
6 van 8 op tijd
De contractuele klok, en het bewijs
- De klok loopt vanaf het moment dat de klant meldde, niet vanaf het moment dat iemand het intypte.
- Over de termijn, bijna verlopen, binnen de termijn, te laat gereageerd: vier standen die elk iets anders van u vragen.
- Per klant het percentage dat u binnen de termijn bleef, voor het contractgesprek.
WO-2026-0049
Filters vervangen, Grand Café De Zwaan
Stappen
3 van 4
- Drukval over de filtersectie meten
- Voor- en zakkenfilters vervangen
- Condensafvoer doorspoelen
- Foto van typeplaatje en nieuwe filters
Handtekening van de klant
Werkbon afronden
Stappen, foto's, handtekening
- De werkinstructie is een afvinklijst. De bon gaat pas dicht als elke stap gedaan is.
- De klant tekent op het scherm van de monteur; de handtekening staat op de werkbon die hij per link krijgt.
- Wat de monteur typt overleeft het wegvallen van bereik, in een kelder of een technische ruimte.
Klimaatzorg B.V.
info@klimaatzorg.nl · KVK 12345678
Reinigingscertificaat
C-2026-0017
Klimaatzorg B.V. verklaart hierbij dat op 24 september 2026 bij Grand Café De Zwaan de volgende reiniging is uitgevoerd:
Kanaalreiniging afzuiging keuken, vetvangsecties
Voor
Na
Uit de bon, pas na betaling de deur uit
- Uit een definitieve reiniging, keuring of onderhoudsbeurt rolt met één klik het certificaat of rapport, in uw huisstijl.
- Bij een reiniging zijn een vóór- en een náfoto verplicht; anders kan de bon niet eens afgerond worden.
- Het certificaat gaat pas weg als de betaling op honderd procent staat. Dat is uw drukmiddel, en het werkt vanzelf.
| Werkbon | Klant | Werk | Excl. btw |
|---|---|---|---|
| WO-2026-0049 | Grand Café De Zwaan | Filters 4×, periodiek | € 412,50 |
| WO-2026-0051 | Sporthal De Vliet | Technisch onderhoud | € 1.187,00 |
| WO-2026-0054 | Pizzeria Napoli | Storing afzuiging | € 655,95 |
| 3 bonnen | € 2.255,45 | ||
Elke regel klaar voor de boekhouding
- Materiaal en uren van de bon worden factuurregels, met de prijzen zoals ze op de dag van de bon golden.
- Export op regelniveau, of rechtstreeks als conceptfactuur in Informer. De betaalstand komt dan vanzelf terug.
- De jaarlijkse prijsindexatie is één handeling, met een knop om hem terug te draaien.
Van contract tot factuur
De keten, in vijf stappen
Er is geen tweede administratie. De bon ís de stand van zaken.
Contract
Een lijst werkzaamheden met elk hun eigen ritme: reiniging 1×, filters 4×, koolstof 2×, motoronderhoud 1×.
Jaarplanning
Daar rolt vanzelf uit wat er wanneer moet gebeuren, voor al uw klanten tegelijk. Elke ochtend zet het systeem de bonnen klaar die eraan komen.
Afspraak
U mailt een voorstel, de klant klikt op een link en bevestigt. Geen portaal, geen inlog voor de klant.
Werkbon
De monteur vinkt de stappen af, noteert materiaal en uren, maakt foto's en laat de klant tekenen. Kantoor controleert en maakt definitief.
Factuur en certificaat
De regels staan klaar voor de boekhouding. Bij een reiniging of keuring rolt het certificaat uit de bon, en het gaat pas weg als er betaald is.
De monteur
Op de telefoon van de monteur
Een installeerbare webapp, geen app store. De monteur zet hem op zijn beginscherm en logt één keer in. Hij werkt staand, met handschoenen aan, op een scherm van 375 pixels, dus staat de knop die hij als eerste indrukt bovenaan en niet twee schermen naar beneden.
De werkinstructie is een afvinklijst, en de bon gaat pas dicht als elke stap gedaan is. Hij noteert materiaal en uren, maakt foto’s en laat de klant op zijn scherm tekenen. Bij een reiniging zijn een vóór- en een náfoto verplicht.
Wat hij typt overleeft het wegvallen van bereik
Het rapport wordt onderweg in de browser bewaard. Sluit hij de app of valt het netwerk weg, dan staat het er bij terugkomst nog.
Een bekeken bon blijft offline leesbaar
Adres, toegang, stappen en welke filters erin horen, ook in een kelder zonder bereik.
Niemand overschrijft elkaar
Werkt de planner tegelijk aan dezelfde bon, dan zegt het scherm dat, in plaats van het werk van de ander stil weg te gooien.
Storingen
De 24-uursklok op storingen
Moet u contractueel binnen 24 uur reageren? Dan telt vanaf welk moment die klok loopt.
De klok start op het moment dat de klant meldde, niet op het moment dat iemand het intypte. Een storing die vrijdag om 17:00 binnenkomt en maandagochtend wordt ingevoerd heeft anders al 63 uur verbruikt voordat er iemand iets fout deed. Meldt de klant via het formulier op zijn eigen site, of via de QR-sticker op het toestel, dan loopt de klok vanaf die klik.
Het overzicht houdt twee dingen uit elkaar die in de praktijk niets met elkaar te maken hebben: een termijn die verloopt terwijl er nog niemand gereageerd heeft, en een termijn die overschreden is maar waar inmiddels iemand op zit. Het eerste vraagt een telefoontje. Het tweede is een feit voor het contractgesprek, en dat hoort niet te verdwijnen op het moment dat iemand eindelijk reageert.
Per klant ziet u hoe vaak u binnen de termijn bleef. Dat is het cijfer dat u nodig hebt als een klant beweert dat u er nooit bent. Meer over de reactietermijn →
Over de termijn
nog niet gereageerd, nu bellen
Bijna verlopen
minder dan vier uur te gaan, vandaag oppakken
Binnen de termijn
de klok loopt, ingepland krijgen
Te laat gereageerd
gereageerd, maar over de termijn, blijft veertien dagen staan
Voor wie
Elke branche met een contract en een termijn
Het ritme is overal hetzelfde: een contract, een periodieke beurt, een keuring, een certificaat, en een storing die binnen zoveel uur beantwoord moet zijn. Alleen de normen verschillen.
Luchtbehandeling en kanaalreiniging
Filters, koolstof, vetvangsecties · reinigingscertificaat
Waar het mee begon: filters 4× per jaar, kanaalreiniging 1×, en een certificaat dat pas na betaling de deur uit gaat.
Lees meer →Brandbeveiliging
NEN 2654-1 en -2 · NEN 2559 · noodverlichting
Maandelijks, viermaandelijks, jaarlijks: het ritme van de norm als contracttaken, met een checklist op elke bon.
Lees meer →Koeltechniek en warmtepompen
Lekcontroles · BRL 100 · F-gassen
Het ritme van de lekcontrole als contracttaak. De koudemiddelboekhouding zelf zit er nog niet in; dat zeggen we liever meteen.
Vraag naar de stand →Liften, deuren en poorten
Periodieke keuring · NEN-EN 12453 · storingen met reactietermijn
Keuringen in een vast ritme, en een storing aan een lift die binnen de afgesproken uren beantwoord moet zijn.
Vraag naar de stand →
Bewust niet
Wat het niet doet
Elk van deze dingen is een eigen product, en daar heeft u meestal al iets voor. Dit is het tegenovergestelde van een alles-in-één pakket waar u een jaar aan vastzit voordat het iets oplevert.
- Voorraadbeheer
- Urenregistratie voor de loonadministratie
- GPS-tracking van monteurs
- Een eigen boekhoudmodule
- Calculatie en offertetrajecten
- Marketing
Twijfelt u tussen dit en een werkbon-app of een ERP? Naast OutSmart en in plaats van Syntess, eerlijk op een rij.
Uw omgeving
Uw naam, uw database, uw gegevens
Uw naam, uw kleuren
Eigen adres, logo, huisstijlkleur en documentteksten. De klant van uw klant ziet uw bedrijf op de werkbon en het certificaat, niet dat van ons.
Uw eigen database
Geen gedeelde bak met uw concurrent erin. Eigen database, eigen opslag, in Frankfurt. Uw gegevens blijven in de EU.
Uw gegevens blijven van u
Bij opzegging krijgt u een volledige export. Dat staat in de overeenkomst en het staat hier, zodat u het niet hoeft te vragen.
Wie erachter zit
Eén persoon, die u gewoon kunt bellen
ServCycle is gebouwd met en voor een luchtbehandelingsbedrijf dat leeft van onderhoudscontracten: drie monteurs, een planner, honderdvijftig klanten. Elk scherm is eerst daar gebruikt en daarna pas afgemaakt.
U krijgt geen ticketsysteem en geen accountmanager. U mailt of belt, en u krijgt de persoon die het gebouwd heeft. Dat is de reden dat een vraag binnen een werkdag beantwoord is, en dat een module die u mist gebouwd kan worden in plaats van op een roadmap te belanden.
Het draait op standaardtechniek, Postgres en een gewone webapp, met dagelijkse back-ups en uw eigen database. Wilt u een overdrachtsclausule of broncode-escrow in het contract, dan kan dat. Dat hoort u niet te hoeven vragen; daarom staat het hier.
Vragen
Wat iedereen vraagt voordat hij belt
Straks ben ik mijn gegevens kwijt aan u.
Wij hebben al een werkbon-app.
Wat kost het?
Hoe lang duurt het voordat we ermee werken?
Mijn monteurs gaan dit niet gebruiken.
Werkt het ook voor brandbeveiliging, koeltechniek of liften?
Koppelt het met mijn boekhouding?
En als u onder een bus komt?
Kijk het gewoon na
De demo-omgeving staat open, met vijftien voorbeeldklanten, lopende storingen en een gevulde jaarplanning. U hoeft niets in te vullen en niemand belt u erover.