Kort antwoord
Een onderhoudswerkbon hoort bij één object. Er staat op bij welke beurt of storing hij hoort en welke stappen gedaan zijn. Hij eindigt met wat de monteur zag, foto's en een handtekening. Per soort installatie verschillen de meetwaarden en de normen waar het rapport op aansluit.
De werkbon is meer dan papierwerk achteraf. Hij bewijst dat de beurt uit het contract is gedaan. U maakt er de factuur mee, en het certificaat. Hoe completer de bon, hoe beter hij die drie dingen doet.
Wat hoort er altijd op?
- Klant, pand en het object. Zo hoort de bon bij één object en niet alleen bij een adres.
- Waarom de monteur er was: welke beurt uit het contract, of welke storing en wanneer die is gemeld.
- De datum, hoe laat de monteur kwam en ging, en zijn naam.
- De stappen die gedaan zijn, afgevinkt. En de stap die niet kon, met de reden.
- Wat de monteur zag en wat hij adviseert: wat moet er de volgende keer of eerder gebeuren?
- Materiaal met aantallen, en de uren. Ook als het binnen het contract valt. Zo ziet u wat een contract echt kost.
- Foto's. Bij een reiniging in elk geval vóór en ná.
- De handtekening van de klant of de contactpersoon ter plaatse.
- Hoe het ervoor staat: klaar, of is er nog iets nodig, en wat?
Wat verschilt per installatie?
Luchtbehandeling
- Filters: type en klasse, vervangen of niet, en het drukverschil over het filter.
- Aandrijving: riemen en lagers, geluid en trilling.
- Warmtewisselaar, condensafvoer en bevochtiging, als die er is.
- Regeling: de instellingen en gemeten temperaturen. Dan ziet de volgende monteur wat normaal is.
- Hygiëne: kijk naar kanalen en kast, en maak een foto als het vuil is.
Brandmeldinstallatie
- Welke melders en groepen zijn getest, en de doormelding naar de meldkamer.
- Storingen en delen die uit staan, met de reden en wie dat weet.
- Of het logboek van de installatie is bijgewerkt. Dat leest de inspecteur.
- Het ritme en het verslag volgens NEN 2654, zodat het rapport daarop aansluit.
Koeltechniek
- Koudemiddel: welk type, hoeveel er in de installatie zit, en wat er is bijgevuld of afgetapt.
- Lekcontrole: gedaan of niet, de uitkomst, en de datum van de volgende volgens de F-gassenverordening.
- Druk en temperaturen aan beide kanten. Dan valt een afwijking de volgende keer op.
Waar let u extra op?
Op vier punten. De stap die níet kon: schrijf ook op wat niet lukte en waarom. Dan weten de volgende monteur en de klant bijvoorbeeld waarom een kanaalreiniging niet is gedaan. Het object: zet de bon op het object en niet alleen op het adres. Staan er in een pand meerdere kasten, dan is duidelijk om welke het ging. De handtekening: laat de klant of contactpersoon tekenen voordat de monteur weggaat. En bij een storing de tijd van de melding. Die heeft u nodig om te laten zien dat u de reactietermijn haalde.
Hoe maakt u van papier een afvinklijst?
Het makkelijkst is dit: zet de vaste stappen per soort object in een lijst die de monteur afvinkt. Laat de bon pas sluiten als elke stap een vinkje of een reden heeft. Dan is de bon vanzelf compleet. Zo werkt de werkbon in ServCycle. De afvinklijst komt uit de vaste stappen, foto's vóór en ná zijn bij een reiniging verplicht, en de klant tekent op het scherm van de monteur. Hoe de werkbon-app werkt. Over de overstap zelf: van papieren werkbon naar digitaal.