Van papieren werkbon naar digitaal: zo pakt u de overstap aan

Een digitale werkbon vervangt doorslagboekjes, losse foto's en bonnen die kantoor overtypt. Of de overstap goed gaat, hangt vooral af van de aanpak. Wat heeft de monteur aan de bon, hoe begint u, en wat doet kantoor ermee? Die punten lopen we hieronder langs.

Waar moet een digitale werkbon aan voldoen?

Papier is snel, altijd bij de hand en werkt overal. Een digitale bon moet minstens zo goed zijn. Vijf eisen maken het verschil:

• Minder werk dan papier. Klant, adres en object staan al op de bon. De monteur vult alleen in wat hij zelf heeft gedaan en gezien.
• Werkt ook zonder bereik. In een technische ruimte of op een dak is het bereik niet altijd goed. De monteur kan de bon dan nog lezen, en wat hij typt, blijft bewaard.
• Op de eigen telefoon. De monteur heeft geen apart apparaat nodig en hoeft niets ingewikkelds te installeren. Zo heeft hij de bon altijd bij de hand.
• Weinig schermen. Alleen de velden die ertoe doen, in de volgorde waarin de monteur werkt.
• De monteur merkt het verschil. Hij ziet zelf dat zijn werk er makkelijker van wordt, niet alleen dat van kantoor.

Wat heeft de monteur eraan?

Wat heeft de monteur aan een digitale bon? Een paar dingen maken op de werkvloer het verschil:

• Hij ziet zijn bonnen voor vandaag op zijn telefoon, met adres, contactpersoon en object. Hij hoeft niet te bellen.
• Hij ziet wat er de vorige keer bij dit object is gedaan en gevonden.
• Het materiaal van het object, zoals de filtermaten, staat er al. Hij vinkt het aan in plaats van het op te schrijven.
• Foto's gaan meteen met de bon mee en komen op de goede plek.
• Hij hoeft geen bonnen meer naar kantoor te brengen, en niemand belt hem na over wat er op de bon staat.

Noem deze punten als u de bon invoert, met voorbeelden uit het eigen werk van de monteurs. Dan zien ze meteen wat ze eraan hebben.

Hoe pakt u de overstap aan?

Deze aanpak werkt goed bij kleinere bedrijven, met een handvol tot een paar tientallen monteurs:

1. Begin met één soort bon. Meestal de vaste onderhoudsbeurt. Die is voorspelbaar, komt vaak terug, en de vaste stappen liggen al vast. Storingen en projecten volgen later.
2. Maak van de vaste stappen een afvinklijst. Zet per soort object de stappen die altijd gebeuren kort onder elkaar, in de volgorde waarin de monteur werkt. Laat een ervaren monteur de lijst nakijken voordat u ermee begint.
3. Begin met een of twee monteurs. Het liefst iemand die er zin in heeft en iemand die kritisch is. Met hun opmerkingen in de eerste week maakt u de bon beter. En hun ervaring is voor collega's de beste uitleg.
4. Leer het in de praktijk. Een uur bij een echt object leert meer dan een middag met een beamer. Laat de monteur zelf een bon afronden, met foto en handtekening, terwijl u ernaast staat.
5. Spreek af wanneer het papier stopt. Een korte overgang van een paar weken is prima. Daarna werkt iedereen digitaal. Zo blijft er één manier van werken over.
6. Laat zien wat kantoor met de bon doet. Laat de monteur zien dat zijn foto's in het rapport voor de klant komen, en dat kantoor meteen verder kan met zijn bon.

Wat moet er altijd op de bon?

Een digitale bon kan vragen om de punten die er echt toe doen. Dan komt hij compleet terug. De belangrijkste:

• Elke stap van de afvinklijst heeft een vinkje, of een reden waarom het niet kon.
• Bij een reiniging een foto vóór en ná, van dezelfde plek.
• Materiaal en uren, ook als ze binnen het contract vallen.
• Een handtekening van de klant of contactpersoon ter plaatse.

Wat er per soort installatie op de bon hoort, leest u in de checklist voor de onderhoudswerkbon.

Wat doet kantoor met de bon?

Als de monteur afrondt, is de bon nog niet klaar voor de klant. Laat kantoor elke afgeronde bon eerst nakijken. Kloppen materiaal en uren? Begrijpt de klant de tekst? Is er nog vervolgwerk nodig? Daarna gaat de bon op slot. Dan kan wat de klant krijgt en wat u factureert niet meer ongemerkt veranderen. Vanaf dat moment maakt u met de bon de factuur, en waar nodig het rapport of certificaat.

Hoe werkt de werkbon in ServCycle?

De monteursapp van ServCycle werkt op de telefoon die de monteur al heeft. De monteur ziet alleen zijn eigen bonnen, en de klanten, panden en objecten die erbij horen. De bon heeft een vaste volgorde: de checklist uit de vaste stappen, materiaal (filters van het object zijn één tik), uren, foto's, rapport en de handtekening van de klant. Hij kan pas afronden als de checklist compleet is. Een reinigingsbon kan niet af zonder foto vóór én ná. Heeft de monteur een bon al geopend, dan kan hij die ook zonder bereik lezen, en wat hij typt, blijft bewaard.

Een afgeronde bon wacht daarna op kantoor. Kantoor maakt hem definitief. Vanaf dan zit hij op slot, tot iemand de controle bewust terugdraait. Bij de start van ServCycle hoort een training op uw eigen kantoor, met een aparte sessie voor de monteurs. Meer over de app leest u op de pagina over de werkbon-app voor monteurs.