NEN 2654 uitgelegd: het onderhoudsritme voor brandbeveiliging

Hoe vaak komt het onderhoudsbedrijf langs bij een brandbeveiligingsinstallatie? Dat hangt af van de installatie, de norm en wat u met de klant afspreekt. Hieronder leest u hoe NEN 2654 in elkaar zit en wat de beheerder en het onderhoudsbedrijf doen. U leest ook hoe u het ritme zo plant dat elke controle een vaste plek krijgt. Dit stuk vervangt de norm niet. Voor de precieze eisen leest u de actuele uitgave, die u bij NEN kunt kopen.

Wat regelt NEN 2654?

NEN 2654 gaat niet over het ontwerpen of aanleggen van een installatie. De norm gaat over wat daarna komt: beheer en onderhoud, zodat de installatie blijft werken zoals bedoeld. De norm bestaat uit delen.

• NEN 2654-1 bevat de algemene regels voor beheer en onderhoud van brandbeveiligingsinstallaties. Wie heeft welke rol, hoe legt u het onderhoud vast, en wat verwacht de norm van het onderhoudsbedrijf?
• NEN 2654-2 werkt dat uit voor brandmeldinstallaties: welke controles en onderhoudstaken erbij horen, en hoe u die vastlegt.

Voor andere delen van brandbeveiliging, zoals noodverlichting en draagbare blusmiddelen, gelden eigen normen en afspraken. Werkt u in meer dan één van die vakgebieden, dan houdt u dus meer dan één ritme bij.

Wie doet wat?

De norm maakt onderscheid tussen twee partijen. De beheerder is de persoon bij de gebruiker van het gebouw die de installatie in de gaten houdt. Het onderhoudsbedrijf doet het periodieke onderhoud. Voor uw planning is die verdeling belangrijk. De korte controles die vaak terugkomen, liggen meestal bij de beheerder. Het periodieke onderhoud, met testen en metingen die vakkennis vragen, ligt bij u.

Niet elke klant heeft een eigen beheerder. Dan kunt u de korte controles ook zelf doen, als dat in het onderhoudscontract staat. Leg dus per klant vast wie welke controle doet. Doet de beheerder het zelf, dan ziet u dat in het logboek van de installatie. Kijk bij elke beurt of het logboek is bijgehouden.

Hoe werkt het ritme in lagen?

In onderhoudscontracten voor brandbeveiliging ziet u vaak drie lagen. De precieze termijnen en wat er in elke laag gebeurt, haalt u uit de norm en zet u in het contract. Voor de planning heeft u vooral het idee van de lagen nodig.

• Maandelijks: een korte controle. Is de installatie in rust, zijn er storingen of delen die uit staan, en klopt het logboek? Vaak doet de beheerder dit, soms u als dat is afgesproken.
• Een paar keer per jaar, bijvoorbeeld elke vier of zes maanden: periodiek onderhoud door het onderhoudsbedrijf. Dan test u een deel van de melders en functies. Verdeel het werk over de beurten. Dan is na een jaar de hele installatie getest.
• Jaarlijks: het grotere onderhoud. U beoordeelt de installatie als geheel, legt de resultaten van het jaar vast en adviseert over wat aandacht nodig heeft.

Dan is er nog de periodieke inspectie door een onafhankelijke instelling. Die staat los van het onderhoud. Ze is soms verplicht voor het gebouw, of de verzekeraar vraagt erom. De inspectie kijkt of de installatie voldoet. Uw onderhoud zorgt dat hij blijft werken. Houd in de planning met allebei rekening. Plan uw beurt dus niet net na de inspectie, en pak wat de inspectie vond op tijd op.

Waar let u op in de planning?

Bij brandbeveiliging vragen vooral de kleine controles die vaak terugkomen om een goede plek in de planning. Let op vier punten:

1. Een eigen regel per laag. Plan de beurten tussendoor als aparte taken naast het jaarlijkse onderhoud. Dan staan ze allemaal zichtbaar in de planning.
2. Vaste maanden. Reken niet vanaf de vorige beurt. Zo neemt een beurt die uitloopt de volgende niet mee, en blijft het ritme gelijk aan het contract.
3. Verdeel de testgroepen. Schrijf per beurt op welk deel van de melders is getest. Dan ziet u aan het eind van het jaar dat de hele installatie aan de beurt is geweest.
4. Pak gebreken op. Maak van een kapotte melder een eigen bon. Dan is hij voor de volgende beurt hersteld.

Hoe zet u het ritme in uw contracten?

Maak van elke laag een eigen taak in het contract, met een eigen ritme en vaste maanden. Bijvoorbeeld: de maandelijkse controle in alle twaalf maanden, als u die zelf doet. Periodiek onderhoud in maart, juli en november. Het jaarlijkse onderhoud in november, samen met de laatste periodieke beurt. Met vaste maanden schuift het ritme niet op. En met een taak per laag staan de beurten tussendoor als gewone beurten in de planning.

Geef elke taak een eigen afvinklijst die past bij wat de norm en uw vaste stappen vragen: welke groepen zijn getest, de doormelding, storingen en delen die uit staan, en of het logboek is bijgewerkt. Kan de bon pas af als die lijst compleet is? Dan heeft u een verslag dat bij de volgende inspectie standhoudt. Wat er op zo'n bon hoort, leest u in wat hoort er op een onderhoudswerkbon.

Wat moet u per beurt kunnen laten zien?

Bij brandbeveiliging is het bewijs net zo belangrijk als het werk. Bewaar per beurt in elk geval de datum, de monteur, welke delen van de installatie zijn getest, wat de monteur vond, wat er is hersteld en wat nog openstaat. Zorg dat u dat per installatie terugvindt, niet alleen per klant. Bij een inspectie, een brand of een vraag van de verzekeraar wil iemand de historie van precies die installatie zien.

Hoe helpt ServCycle hierbij?

In ServCycle is een contract een lijst taken. Elke taak heeft een eigen ritme en eigen maanden, als het moet voor één pand of één installatie. De maandelijkse, periodieke en jaarlijkse beurt zijn dus drie taken. Ze staan alle drie in de jaarplanning, en u ziet wat gedaan en wat gemist is. Op de bon staat de checklist uit uw vaste stappen. De monteur kan pas afronden als die compleet is. Bij elke monteur legt u vast welke bevoegdheden hij heeft en tot wanneer. Plant u iemand in die de bevoegdheid niet (meer) heeft, dan krijgt u een waarschuwing.

In ServCycle stelt u het ritme en de checklist voor NEN 2654 zelf in. Hoe ServCycle werkt voor brandbeveiligingsbedrijven, leest u op de pagina over onderhoudssoftware voor brandbeveiliging.