Kort antwoord
Op een reinigingscertificaat voor luchtbehandeling of kanaalreiniging staat wie er heeft gereinigd, waar en wanneer. Er staat welke delen van de installatie zijn gedaan, met welke methode, wat de monteur aantrof en hoe het er na de reiniging bij staat. Foto's vóór en ná laten dat zien. Verstuur het pas als kantoor de bon heeft nagekeken. En als u dat met de klant heeft afgesproken: pas als de factuur betaald is. De klant heeft het certificaat nodig. Daarom past de betaling er goed bij.
Een kanaalreiniging is veel werk, en de klant ziet het resultaat meestal niet. De kanalen zitten achter het plafond, de luchtbehandelingskast staat op het dak. Het certificaat maakt dat werk zichtbaar. Het moet dus zeggen wat er is gebeurd, zo dat ook iemand van buiten het begrijpt. Hieronder leest u wat erop hoort, wie erom vraagt, en wanneer u het verstuurt.
Wie vraagt erom?
Vaak vraagt iemand anders dan de klant zelf om het certificaat. Dat bepaalt wat erop moet staan.
- De verzekeraar. Vooral bij horeca met een keukenafzuiging kan de verzekeraar vragen om bewijs dat er vaak genoeg wordt gereinigd. Vet in kanalen geeft namelijk kans op brand.
- De brandweer of gemeente bij een controle van het gebouw. Die willen weten of de installaties zijn onderhouden.
- De facilitair manager of vastgoedbeheerder. Die moet kunnen laten zien dat de lucht binnen in orde is, bijvoorbeeld in zorg, onderwijs of kantoren.
- Een volgende huurder of koper. Die wil weten hoe de installatie erbij staat.
Geen van hen was bij de reiniging. Het certificaat moet dus zonder uitleg te begrijpen zijn.
Wat staat erop?
Er is geen vast formulier dat iedereen gebruikt. Maar staat het volgende erop, dan beantwoordt het certificaat bijna elke vraag:
- Uw bedrijfsnaam en gegevens, en een eigen nummer voor het certificaat.
- De klant en het adres van het pand, niet alleen het factuuradres.
- Welke installatie: het object of de luchtbehandelingskast, en welke delen van de kanalen zijn gereinigd. “Kanalen gereinigd” is te weinig. “Toevoer en afvoer van kast 2, begane grond en eerste verdieping” is genoeg.
- De datum van de reiniging en de naam van de monteur die het deed.
- De methode: borstelen, perslucht, zuigen, chemisch ontvetten, of een combinatie.
- Wat de monteur aantrof: hoe vuil en met wat, schade, ontbrekende inspectieluiken of plekken waar hij niet bij kon.
- Hoe het er na de reiniging bij staat, en een meting als die is afgesproken.
- Foto's vóór en ná, van dezelfde plekken. Dan ziet iedereen het verschil.
- Advies: wat moet er hersteld worden, en wanneer is de volgende reiniging verstandig?
- Een handtekening of akkoord van de monteur, en als het kan van de klant ter plaatse.
Waar let u extra op?
Op de plekken die níet zijn gereinigd. Een kanaal zonder inspectieluik, een bocht waar de borstel niet door kon, een deel boven een plafond dat niet open kon. Zwijgt het certificaat daarover, dan lijkt het alsof alles schoon is. Schrijf het dus op, met een foto. Dan weet iedereen wat er wel en niet is gedaan. Adviseer ook wat er nodig is om het de volgende keer wel te doen.
Het tweede punt zijn goede foto's. Eén foto van een schoon kanaal bewijst weinig. Twee foto's van dezelfde plek, vóór en ná, bewijzen alles. Maak dat een vaste gewoonte. Het liefst zo dat de monteur de bon niet kan afronden zonder die foto's.
Wanneer verstuurt u het?
Niet meteen vanaf de plek zelf. Eerst moeten drie dingen geregeld zijn.
- De bon is af. Elke stap heeft een vinkje of een reden, de foto's zijn er, de handtekening staat erop.
- Kantoor heeft hem nagekeken. Iemand heeft de bon gelezen voordat er een officieel stuk van komt. Een tikfout in een adres herstelt u lastiger op een certificaat dan op een bon voor intern gebruik.
- De factuur is betaald, als u dat met de klant heeft afgesproken.
Waarom pas na betaling?
De klant heeft het certificaat nodig voor de verzekeraar, de brandweer of een inspecteur. De reiniging zelf is dan al gedaan. Het certificaat na betaling geven is een heldere afspraak. De klant weet wanneer hij het krijgt, en u rondt de beurt in één keer af.
Spreek dat vooraf af. Zet in uw onderhoudscontract of algemene voorwaarden dat de klant het certificaat krijgt als alles betaald is. Dan is het geen verrassing. Stuur de klant na de reiniging wel meteen de werkbon, zodat hij weet dat het werk klaar is. En stuur het certificaat meteen zodra het geld binnen is. Dan hoeft de klant er niet op te wachten.
Hoe lang bewaart u het?
Lang. Vaak vraagt iemand pas jaren later naar een certificaat, bij een schade, een verbouwing of een verkoop. Bewaar het per klant en per installatie. Dan hoeft u bij een vraag over één luchtbehandelingskast niet alle stukken van die klant door. Geef de klant ook zelf een plek waar hij zijn certificaten terugvindt. Dan heeft hij ze bij de hand als de verzekeraar ernaar vraagt.
Hoe werkt dit in ServCycle?
In ServCycle maakt u met één klik een reinigingscertificaat uit de definitieve bon, in uw eigen huisstijl. Klant, pand, datum, foto's, afgevinkte stappen en wat de monteur zag, staan er al op. Een reinigingsbon kan niet af zonder foto vóór én ná. Het certificaat gaat pas naar de klant als de bon helemaal betaald is. Zonder boekhoudkoppeling krijgt u dan een melding. Met de koppeling gaat het vanzelf. Alle certificaten staan per klant en per installatie bewaard, en de klant vindt ze terug in zijn eigen klantportaal. Meer daarover leest u op reinigingscertificaat maken uit de werkbon en op de pagina over onderhoudssoftware voor luchtbehandeling en kanaalreiniging.