Excel of onderhoudssoftware: wanneer is het tijd om over te stappen?

Excel is snel en iedereen kent het. Heeft u een paar monteurs en niet te veel contracten, dan is een goed werkblad een prima jaarplanning. Met elke klant, monteur of pand erbij moet u meer bijhouden. Hieronder leest u wanneer software meer oplevert dan een werkblad, en hoe u een overstap voorbereidt.

Wat doet Excel goed?

Excel kost niets extra, iedereen op kantoor kan ermee werken, en u kiest zelf de kolommen. Zet op elke regel een taak bij een pand, met twaalf kolommen voor de maanden. Dan ziet u helder wat er moet. Met voorwaardelijke opmaak ziet u welke beurten te laat zijn. Hoe u dat opzet, leest u in jaarplanning voor periodiek onderhoud maken. Begint u net met onderhoudscontracten, dan is dat een goede eerste stap.

Wat doet Excel niet?

Excel is een rekenblad. Het zet een afgeronde werkbon niet in de planning en zet geen bonnen klaar voor volgende maand. Het houdt niet bij welke monteur welke bevoegdheid heeft en tot wanneer. En het meet niet hoe lang een storing openstond. Werken meer mensen in hetzelfde bestand, dan zijn goede afspraken nodig. Al die stappen doet iemand met de hand. Hoe meer klanten, hoe meer tijd dat kost.

Tien vragen om te toetsen

Loop de vragen door. Kijk welke voor uw bedrijf het zwaarst wegen.

1. Kunnen meerdere mensen de planning bijhouden? Ligt de planning bij één persoon? Dan is het fijn als een collega hem zonder uitleg kan overnemen als die persoon er niet is.
2. Ziet u per maand welke beurten niet zijn gedaan? Een planning laat zien wat er moet. Hij wordt beter als hij ook laat zien wat er niet gebeurd is.
3. Werkt iedereen met dezelfde versie? Werken kantoor en monteurs met één planning die klopt, dan weet iedereen hetzelfde.
4. Hoe komt de werkbon op kantoor? Typt iemand de bonnen over? Dat kost tijd die u ook aan iets anders kunt besteden.
5. Komt al het gebruikte materiaal op de factuur? Hoe directer het materiaal van de bon op de factuur komt, hoe completer de factuur.
6. Kunt u laten zien hoe vaak u binnen de reactietermijn was? Dan schrijft u per storing op wanneer de klant meldde en wanneer u reageerde.
7. Staat elk pand en elk object apart in de planning? Heeft een klant meer panden of objecten? Dan ziet u per pand en per object wat er gedaan is.
8. Vindt u certificaten en rapporten snel terug? Een verzekeraar of inspecteur vraagt soms jaren later naar een stuk over één installatie.
9. Staat de kennis over klanten op één plek? Staan afspraken en bijzonderheden op papier, dan heeft iedereen in het bedrijf er iets aan.
10. Groeit de administratie mee met het aantal monteurs? Met elke monteur erbij komen er ook bonnen, planningen en facturen bij.

Is het antwoord op de meeste vragen ja? Dan doet uw werkblad wat het moet doen. Is het antwoord nee op vragen die u belangrijk vindt? Kijk dan wat onderhoudssoftware daarin voor u kan doen.

Wat kost het, en wat levert het op?

Software kost een bedrag per maand. Een werkblad kost vooral tijd. Wilt u die twee vergelijken? Reken dan drie dingen uit. Hoeveel uur per week kost overtypen, nabellen en zoeken op kantoor? Hoeveel beurten waren het afgelopen jaar later dan gepland? En komen al het materiaal en alle uren op de factuur? Zet de uitkomst naast wat software per maand kost, ook als het een voorzichtige schatting is.

Daar komt het gesprek over het contract bij. Met software heeft u per klant een overzicht klaar: welke beurten, wanneer gedaan, en hoe vaak u de reactietermijn haalde.

Waar let u op bij onderhoudssoftware?

Werkt u met onderhoudscontracten? Dan zijn een paar vragen extra belangrijk. Stel ze aan elke leverancier:

• Kan een contract meerdere taken hebben, elk met een eigen ritme en eigen maanden, per pand of per object?
• Komt de jaarplanning uit de contracten, of houdt u hem apart bij?
• Ziet u per maand welke beurten gemist zijn?
• Werkt de monteursapp op de telefoon die uw monteurs al hebben, ook met slecht bereik?
• Loopt de reactietermijn op een storing vanaf het moment van melden?
• Zet u uw gegevens uit Excel er makkelijk in, en haalt u bij vertrek alles er weer uit?
• Kunt u het pakket zelf proberen voordat u een gesprek heeft?

Wat Excel wel en niet kan naast onderhoudssoftware, leest u uitgebreider op ServCycle naast Excel. Hoe de planning zichzelf vult, leest u bij de jaarplanning.

Hoe bereidt u de overstap voor?

Een overstap gaat het makkelijkst als uw gegevens klaarstaan. Dit helpt:

1. Zet klanten, panden en objecten in één simpel werkblad: één regel per object, met de klant en het pand erbij.
2. Maak per contract een lijst van de taken, met het ritme en de maanden.
3. Zoek per taak de datum van de laatste beurt op. Daar rekent nieuwe software vanaf.
4. Zet uw prijslijst voor materiaal en uren op een rij.
5. Kies een rustige maand om over te stappen, niet het begin van het stookseizoen of de zomerpiek.

Hoe gaat dat bij ServCycle?

ServCycle is onderhoudssoftware voor installatie- en servicebedrijven. Uw werkblad zet u er in één keer in, en ServCycle maakt er klanten, panden en objecten van. Ook uw artikelenlijst kan erin, en alles kan in dezelfde vorm weer terug naar Excel. Het instellen doen we samen: contracten, jaarplanning, gebruikers en training op uw kantoor. Meestal werkt u na ongeveer twee weken met ServCycle. Hoe dat stap voor stap gaat en wat u zelf aanlevert, leest u op zo verloopt de overstap naar ServCycle. Wilt u eerst zien hoe het eruitziet? De demo staat open, zonder formulier.